コラム

 公開日: 2018-05-14  最終更新日: 2018-05-15

印刷ミスはなぜ起きる?印刷時の失敗、トラブルの根本原因を探る

誰にでもある印刷時のミス

●プリンタで印刷する際に失敗することは誰にでもよくあることです。私も印刷で失敗することは日常的にあります。プロであっても人間ですから印刷の際にいろんなミスで失敗することは当然あります。

●私のよくあるミスはプリンタの選択ミスですね。

●業務などで複数のプリンタを使用している場合、どのプリンタで印刷するのか、事前の選択設定を忘れて、デフォルト(標準)設定のプリンタから紙が出てきてしまうというのは誰でも経験があると思います。

●これまで、印刷に関係したサポート事例に数多く関わってきましたが、一般のユーザーが印刷に失敗する原因には、ある種の傾向があるということがわかってきました。

●印刷ミスの多くはPCスキルの問題というよりも、プロセス管理に問題があるというのが実態なのです。



印刷ミスはスキルというよりプロセスの問題

●印刷に失敗しない秘訣としては、まず印刷前の設定や準備を一つ一つ抑えていくところから始まります。たとえて言うと外出する前に、ハンカチは持ったか、財布は持ったか、電車の時刻は何時か?など確かめるのと同じように、事前の準備と設定を確かめ、手順通りに行うことが印刷に失敗しないための秘訣です。

●具体的には、プリンタの機種指定、用紙タイプやサイズ、トレイ、プレビュー確認、印刷枚数確認、印刷品質確認と言った設定、手順がそれに当たります。

●ここまで読んで、「そんなことは当たり前だし言われなくても分っている」と思うかもしれません。印刷ミスが今までもこれからも「ない」と断言できるならこの先は読まなくて良いですが、でもそんな人はいませんよね。

●これは、外出の際に急いでいたり早く目的地へ行きたい・・と焦るとつい忘れ物をしてしまうというような、人間からなくすことができない「失敗と忘却」という行動原理に関係しているからです。

●印刷をつい急いだり、説明書を読まない、手順をショートカットする癖などがあると、必要な手順や設定が抜け落ちて、その結果印刷に失敗にしてしまうのです。

●そのような失敗は、技術的に操作が難しいといった個人のスキルや、複雑な機能環境などが原因というより、せっかちであったり面倒臭がりなどと言った、個人の性格や意識が大きく関係していると言えます。

●その証拠に、これまで経験したサポート事例のトラブル内容でも、ほとんどがうっかりミスや手順を守らない自己流操作が原因になっていることでもわかります。

実際の印刷トラブル事例内容

●プロセス管理の問題で起きる印刷トラブルには、以下のような実際のサポート事例があります。

○電源コードがコンセントに入っていなかった。
○電源スイッチを入れていなかった。
○USBケーブルが外れていた。
○用紙が入っていなかった、サイズを間違えた。
○トレイの指定を間違った、トレイが正しくセットされていない。
○インク警告が出ているのに無視している
○プリンタの反応がないからと何度も印刷ボタンをクリックし、印刷ジョブが溜まって印刷ができなくなった。
○印刷プレビューで印刷状態を確認をしていない。
○印刷範囲や枚数、用紙設定などを良く確かめていない。
○そのプリンタで印刷可能な条件や用紙を確かめていない

●以上のようなミスは、ほとんどスキルというよりも単純なミスや運用管理上の問題、それに短気や怠惰と言った個人の性格などに起因しています。

●これらを改善する方法としては、印刷の確認事項や手順をすぐに確認できるように紙で表示しておくと効果的です。身近な所に説明書を置いておくことも忘れずに。印刷はある程度の慣れも必要ですから、普段あまり印刷を行わない場合、保守メンテも兼ねて週に一度くらいはプリンタを動かしましょう。



●しかし、トラブルの中にはやはりある程度スキルが関係していることもあります。

スキルが関係する印刷トラブルとは

●ルータを撤去したり、無線親機を買換えた、または回線を乗り換えた際などにWi-Fiの再設定をしないと、Wi-Fi対応プリンタは通信ができませんので印刷できなくなります。

●また、デバイスドライバをインストールしていないPCは当然印刷できませんから、新規にパソコンやプリンタを購入した際は必ずドライバ導入設定を行う必要があります。

●更に、Windows10へアップグレードした際や、大きな更新の後などOSへの変更があった際にプリンタ自体が古く、対応外や動作環境外になってしまった場合も、印刷はできなくなります。

●このようにどうしても解決できないようなトラブルが起きた場合は深追いをせず迷わず専門家に相談したほうが良いでしょう。

●印刷の問題の多くは、丁寧で確実な操作設定を行うことで回避できるものですから、面倒がらずに取り組んでみましょう。

九州インターワークス
「サポート・サービス内容」
http://www.kumin.ne.jp/kiw/naiyou.htm

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システムエンジニア 古賀竜一

佐賀県鳥栖市蔵上3丁目155 C-101 [地図]
TEL:0942-84-1943

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